As funções administrativas fazem parte da rotina de qualquer empresa. Mas você já parou para pensar em sua importância e em como encarar cada uma delas?
Seja qual for o tamanho do seu negócio, você precisa exercer quatro funções: planejar, organizar, dirigir e controlar.
Apenas quatro?
Sim. Por que, em cada uma, encontram-se inúmeras tarefas de sua responsabilidade.
Neste artigo, vamos explicar melhor o que são essas atribuições e como você pode melhorar os processos e os resultados de cada uma delas.
Quais são as funções administrativas?
As quatro funções administrativas são planejar, organizar, dirigir e controlar. Elas compreendem um grande universo de ações que o gestor deve tomar para manter a organização no rumo certo.
Planejar
Planejar significa estabelecer os objetivos da empresa e por quais caminhos se chegará a eles.
Afinal, nenhum projeto é feito no improviso.
Ele é antes pensado e discutido, ou seja, planejado, e depois comunicado aos demais funcionários envolvidos.
Além de questões internas da empresa, deve-se levar em conta, na hora de planejar, os cenários futuros do mercado.
Ao contrário do que muitos podem pensar, o planejamento não envolve apenas intuição do administrador.
Ele precisa, primeiramente, estudar bastante o mercado e tentar embasar as suas projeções o máximo possível.
Claro que um profissional experiente ou intuitivo terá melhor capacidade de interpretar os dados, mas o estudo é sempre o ponto de partida do planejamento.
Organizar
E como colocar em prática tudo aquilo que foi planejado? Organizando os recursos da empresa.
Ou seja, definir de que maneira o projeto será feito e distribuí-lo entre os departamentos e profissionais correspondentes.
Aí, entra em jogo a produtividade e eficiência, isto é, fazer o trabalho no menor tempo e com o menor desperdício possível – sem prejudicar a qualidade de entrega, é claro.
Para essa função, obviamente, o administrador precisa de uma ótima capacidade de organização – individual e coletiva.
Visão sistêmica e um bom conhecimento sobre os processos produtivos do setor da empresa também são características essenciais.
Dirigir
Dirigir significa liderar. Ou seja, a capacidade de mobilizar os recursos humanos para que os resultados desejados sejam alcançados.
Aqui, não estamos falando apenas de distribuir as tarefas, mas sim de influenciar e motivar os funcionários da empresa de maneira positiva.
Muitos administradores que são brilhantes nas outras três funções deixam a desejar nessa.
É por isso que você já deve ter ouvido falar que nem todo administrador é um líder.
Para liderar, você vai precisar, sobretudo, de muita inteligência emocional, que é a capacidade de perceber as emoções dos outros e comunicar as suas.
É uma questão de fazer o possível para manter os funcionários satisfeitos coletivamente, sem prejudicar as finanças da empresa.
Controlar
Você planejou, organizou e delegou as tarefas aos seus empregados.
Isso tudo não é garantia de que, na prática, o trabalho será bem executado e dará os resultados previstos.
Para isso, existe o controle.
Ele envolve a criação de padrões de desempenho, medição do desempenho atual, a comparação entre o desempenho padrão e o atual e as possíveis ações corretivas para redirecionar os esforços no caminho dos objetivos inicialmente traçados.
Para controlar a empresa, ajuda muito ter uma boa capacidade de análise, mas, assim como no planejamento, é fundamental se basear em números.
Quanto mais indicadores técnicos você tiver, melhores condições terá de fazer uma avaliação fidedigna da situação da empresa.
Mas lembre que a frieza dos números também pode enganar – use a sua capacidade de observação para interpretar as planilhas.
Equilíbrio nas funções administrativas
Assim como há administradores que não têm perfil de liderança, como falamos anteriormente, há aqueles que sabem liderar e cativar como poucos a sua equipe, mas não têm organização o suficiente para colocar os projetos planejados em prática.
Ou então sabem organizar a produção muito bem, mas sofrem no controle, pois não sabem estabelecer e comparar parâmetros para saber se está tudo certo.
O que isso quer dizer é que não adianta ser um gênio em uma função e um fracasso na outra.
Portanto, procure trabalhar cada uma dessas capacidades para dar à sua empresa a estabilidade que ela precisa.
Além de buscar o aprimoramento nessas funções, lembre, ao começar um novo negócio, que você pode encontrar qualidades complementares em um possível sócio.
Essa é uma possibilidade interessante, que nem sempre é levada em consideração no início dos esforços para tirar a ideia do papel.
Funções na Teoria Clássica da Administração
À parte das funções que acabamos de listar, o que define um administrador?
Ele é a pessoa responsável pelos resultados da organização, e não somente quem delega tarefas a subordinados.
Quanto maior a empresa, claro, mais complexo é o trabalho do administrador, porque dependerá de mais pessoas para alcançar esses resultados.
Essa complexidade significa, também, que é necessário mais do que apenas executar e dar ordens para conduzir a empresa.
Um bom administrador é aquele que tem um equilíbrio entre as quatro funções – pode ser mais forte em uma, mas não deixa de dominar as demais.
Credita-se essa divisão das funções à Teoria Clássica da Administração, criada pelo engenheiro francês Jules Henri Fayol.
Em seu livro Administration industrielle et générale (Administração industrial e geral), editado em 1916, ele falava em prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.
Hoje, costuma-se agregar comandar e coordenar na categoria dirigir, enquanto prever é o mesmo que planejar.
Apesar da modernização de conceitos e de possibilidades administrativas não imaginadas alguns anos atrás, a leitura dos clássicos da área vale a pena.
Muitas vezes, o domínio de teorias facilita a prática e, principalmente, o aperfeiçoamento do que é feito no dia a dia.
Passado, presente e futuro nas funções administrativas
Quando falamos em gestão financeira da empresa, as atribuições do administrador podem ser divididas de uma maneira diferente, quanto à linha do tempo.
Nesse caso, seriam três funções: monitorar, controlar e planejar, que correspondem a passado, presente e futuro, respectivamente.
Entenda:
Passado
O monitoramento inclui a análise de informações financeiras, a preparação e análise de relatórios e o reporte financeiro.
Isso tudo está contemplado na função de “controlar” que vimos anteriormente.
Mas, aqui, fazemos referência à avaliação de resultados financeiros que já aconteceram.
Presente
Nessa divisão de funções do gestor financeiro estão as tarefas de definir a política de gastos, os responsáveis pelo dinheiro da empresa e quando cada um que lida com dinheiro pode gastar.
Futuro
Por fim, o futuro, que trata das mesmas questões que a primeira função da administração segundo a teoria clássica de Faylo: planejar.
O administrador precisa olhar pra frente para analisar os objetivos da empresa, prever as necessidades financeiras e pensar de onde virá esse dinheiro – de receitas, empréstimos, investidores?
Planejar, organizar, dirigir e controlar com uma plataforma de gestão
Neste artigo, vimos a importância do equilíbrio nas quatro funções administrativas.
Para isso, o gestor precisa se concentrar mais na estratégia e no crescimento da empresa do que na operação.
Se você perde todo o tempo em registro de dados, ignorando o potencial da automação e da tecnologia aplicada aos processos, deixa a eficiência de lado.
Seu trabalho é, então, consumido por incumbências que vão manter o negócio em pé, mas sem a garantia da sustentabilidade no longo prazo.
Resolver essa equação não é simples, mas há um atalho importante: uma plataforma de gestão que sirva de apoio para a tomada de decisão, conexão entre os departamentos e aceleração das rotinas na empresa.